5 exports à vérifier avant de changer de logiciel de facturation
Un bouton « exporter » ne garantit ni un fichier complet ni une reprise facile. Avant de résilier un logiciel de facturation, téléchargez les données, ouvrez-les et vérifiez que les relations entre elles restent compréhensibles.
1. Le fichier clients
Contrôlez les identifiants, raisons sociales, contacts, adresses, numéros fiscaux, conditions de paiement et champs personnalisés. Les accents et les zéros initiaux doivent survivre à l’ouverture dans un tableur.
2. Les devis et factures
Récupérez les documents en PDF pour l’archive et, si disponible, un export structuré pour la migration. Vérifiez les numéros, dates, statuts, totaux, avoirs et liens entre devis, acomptes et factures finales. Comparez le nombre de lignes avec celui affiché dans l’outil.
3. Le catalogue
Exportez produits, prestations, unités, prix, taux et références internes. Un catalogue absent oblige à reconstruire manuellement chaque ligne et peut modifier les habitudes de chiffrage.
4. Les paiements et relances
Vérifiez les règlements partiels, moyens de paiement, échéances et soldes. Les commentaires ou historiques de relance sont parfois séparés du document principal. Demandez leur format si cette trace est utile à votre suivi.
5. Le journal et les pièces jointes
Recherchez l’historique des actions, les justificatifs, les conditions signées et les fichiers attachés. Téléchargez un échantillon, puis ouvrez les pièces hors de l’application. Un lien qui exige l’ancien compte n’est pas une archive indépendante.
Faire trois contrôles simples
- Comparer le nombre d’enregistrements par type.
- Comparer les totaux d’un mois clos.
- Retrouver trois dossiers complets du client au paiement.
Conservez une copie chiffrée selon vos règles de sauvegarde et limitez son accès. Notre guide changer de logiciel sans perdre ses données décrit la bascule complète. Pour préparer le prochain choix, consultez les critères du logiciel de facturation.